Hardship Level: D

Ce poste est annoncé aux candidat(e)s internes et externes. Les candidat(e)s doivent être légalement présent(e)s à Djibouti au moment de la candidature, du recrutement et de l’embauche. Seul(e)s les candidat(e)s titulaires d’une résidence permanente our permis de travail à Djibouti seront considéré(e)s comme éligibles.

Sous la supervision du chef du bureau de terrain d’Ali Sabieh, le contractant individuel sera chargé de :– Mener une évaluation globale du système de classement existant dans le bureau de terrain afin d’identifier les dossiers manquants et/ou mal rangés.
– Produire un rapport sur l’état d’avancement de l’évaluation susmentionnée et des rapports périodiques sur les améliorations apportées au système de classement.
– Localiser les dossiers, les documents et les classer en conséquence, conformément aux SOPs
– Créer des dossiers physiques conformément aux SOPs
– Soutenir le classement des documents liés à l’exercice de vérification exhaustive de la population.
– Suivre les dossiers entrants/sortants dans le système et les conserver dans la salle de classement lorsqu’ils ne sont pas utilisés par le personnel, conformément aux SOPs.
– Classer les documents dans le dossier physique et saisir les données dans la base de données proGres
– S’assurer qu’un système de classement ordonné et systématique est maintenu dans la salle d’archivage (dossiers actifs et fermés) pour une récupération efficace et rapide des dossiers.
– S’assurer que le système de suivi des dossiers est correctement utilisé et que les mouvements de dossiers au sein du ou des bureaux et entre les utilisateurs sont correctement enregistrés dans le registre et dans le système, sous la direction du superviseur technique.
– S’assurer que les données qui sont principalement liées aux demandeurs d’asile, aux réfugiés et aux personnes relevant de la compétence du HCR sont correctement stockées dans le dossier individuel physique.
– Assurer l’entretien général et le bon fonctionnement de la salle d’archivage,
– Faire des recommandations relatives à l’organisation du système de classement.
– Effectuer d’autres tâches connexes à la demande du superviseur.

Au cours de la période de rapport, le superviseur du contractant individuel s’assurera que le contractant individuel a

– Fourni une évaluation complète du système de classement du bureau FO d’Ali Sabieh au cours des deux premiers mois d’emploi.
– Fourni des rapports bihebdomadaires aux superviseurs fonctionnels et techniques décrivant les tâches précises accomplies (par exemple, le nombre de dossiers réorganisés par gamme d’identification, les défis rencontrés, etc.)
– Classer chaque semaine tous les documents émis ou reçus dans le cadre des activités régulières d’enregistrement.
– Terminé à la fin du contrat le classement de tous les documents liés aux exercices de vérification complète de la population prévus d’octobre à décembre 2022.
– Reflété toutes les activités entreprises pendant la période de référence dans la base de données proGres
– Rédaction d’un rapport de fin de contrat décrivant les réalisations et le statut du système d’archivage.
– Les délais et les exigences en matière de rapports doivent être finalisés et dûment communiqués à la personne recrutée lors de son entrée en fonction.

Qualification et expérience requises (diplôme requis, années d’expérience professionnelle, domaine d’expertise, langue requise) :
– Minimum de 2 ans d’expérience pertinente avec un diplôme de premier cycle ; ou 1 an d’expérience pertinente et un baccalauréat en gestion des archives, archiviste, bibliothèque, études de l’information et des archives Documentation et/ou gestion des données ; ou un autre domaine connexe ;

Certificats et/ou licences : Archives/gestion des documents, gestion des données.

Souhaitable : L’achèvement des programmes d’apprentissage du HCR ou une formation spécifique pertinente pour les fonctions du poste serait un atout.

Dates des rapports :
– Rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels au superviseur.
– Évaluation finale : L’évaluation finale sera effectuée par le superviseur

Language Requirements

Maitrise du français comme langue de travail de HCR Djibouti, et un bon niveau en anglais.

Additional  Information

Veuillez noter que le HCR ne demande aucun frais à aucune étape de son processus de recrutement (candidature, entretien, réunion, déplacement, traitement, formation ou tout autre frais).
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Aucune candidature tardive ne sera acceptée.
Les candidats présélectionnés peuvent être invités à passer une évaluation technique ou un test écrit et, par la suite, à un entretien oral.

Duration of Appointment

Initialement pour une durée de trois (3) mois.
(Renouvelable sous réserve de la disponibilité des fonds, des besoins opérationnels continus et des performances du titulaire du poste).

Closing Date

La date limite de dépôt des candidatures est le 04 avril 2022 (minuit, heure de Genève).

 

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