Admin Manager | مدير الشؤون المساندة

Admin Manager | مدير الشؤون المساندة

• اسم الوظيفة: مدير الشؤون المساندة Admin Manager
• مدة العقد: سنة قابل للتمديد
• طبيعة العقد: دوام كامل
  آخر موعد لتقديم الطلبات: 10 مارس 2023م
• موقع العمل: مكتب قطر الخيرية – بمقديشو – الصومال

معلومات أساسية عن جمعية قطر الخيرية:

قطر الخيرية واحدة من أكبر الهيئات الخيرية غير الحكومية الرائدة في الوطن العربي والعالم. تأسست عام 1992 بهدف تطوير المجتمع القطري والمجتمعات المعوزة، بغض النظر عن تنوع أفرادها العرقي، الديني أو الجنسي. وتنشط “قطر الخيرية “في العديد من المجالات، من أهمها التنمية المستدامة، محاربة الفقر وإغاثة المنكوبين في حالات الطوارئ. نالت “قطر الخيرية” الصفة الاستشارية لدى منظمة التعاون الاسلامي وهي عضو مؤسس للشبكة العربية للمنظمات الأهلية للتنمية في القاهرة منذ عام 1999.

إن هوية “قطر الخيرية” الجديدة وخطتها الخمسية الاستراتيجية وأهدافها العامة تعبر عن توجهاتها الإدارية لعملها خلال الفترة القادمة، بما يتيح لها الانطلاق بخطوات ثابتة واثقة إلى الريادة في عملها التنموي والإنساني، تأسيساً لحياةٍ كريمة للفئات الأكثر احتياجاً.

إن تواجد قطر الخيرية في الصومال بدأ أيام التسعينيات من القرن الماضي عن طريق شركاء محليين وتم إفتاح المكتب في 2007. تعمل قطر الخيرية في المجالات التنموية والإنسانية في الصومال ومسجلة من وزارة الداخلية في الحكومة الصومالية لمزاولة براجمها. يعمل المكتب وفق الخطة التنموية في الصومال وخطة الاستجابة الإنسانية وذلك بالتنسيق مع الجهات الرسمية في الحكومة والفاعلين الأخرى المتواجدين في الميدان.

الغرض الرئيسي من الوظيفة:

يشرف مدير الشؤون المساندة في المكتب على أعمال الشؤون الإدارية واللوجستية والموارد البشرية للمكتب والعاملين به والاشراف على كافة المناقصات والممارسات المتعلقة بعمليات الشراء وفق السياسات واللوائح والمعايير الخاصة بالمؤسسة والإجراءات المهنية المتبعة في أعمال الشؤون المساندة.

المسؤوليات والمهام الوظيفية:

1. المشاركة في اعداد الخطط الإستراتيجية والسنوية للمكتب وتغذية الأهداف الخاصة بالشئون المساندة للمكتب.
2. المشاركة في اللجان التي يشكلها المكتب لغرض تنسيق العمل المشترك كلجنة الشراء، ولجنة التوظيف، ولجنة الجرد، وغيرها.
3. إعداد الخطة السنوية للتوظيف في المكتب وكذلك إشراف وتنسيق عمليات التوظيف، متابعة شئون الموظفين فيما يتعلق بالعقود، الامتثال بالقوانين المحلية، إجراءات العناية الواجبة للموظفين، تنظيم الدوام، تخطيط وتنظيم الإجازات السنوية، وكذلك أيضا إجراءات التحفيز والترقية وتحديد الرواتب.
4. تحديد وتخطيط واعداد الخطة السنوية لتدريب الموظفين في المكتب ومتابعة تنفيذها.
5. التواصل والتنسيق مع الجهات الخارجية المعنية بشؤون الموظفين ومراجعة القوانين واللوائح المحلية بشكل دوري.
6. الإشراف العام على عمليات الشراء في المكتب وتوجيه الإجراءات الخاصة بالشراء حسب سياسة المكتب.
7. الإشراف على إعداد نسخ العقود مع الجهات المقاولة ومزودي الخدمات والموظفين وذلك بالتنسيق مع المستشار القانوني في المكتب.
8. مشاركة إعداد الوثائق الأساسية لإجراءات الشراء في المكتب خاصة خطاب الدعوات، تحليل الأسعار، جداول الكميات وذلك بالتنسيق مع الإدارات المعنية في المكتب.
9. الإشراف العام على عمليات صرف مستحقات الموظفين والمستشارين ومزودي الخدمات وكذلك توجيه وتنظيم وتمرير المهمات الرسمية للموظفين.
10. تسجيل وتحديث قائمة الموردين المعتمدين للمكتب وإجراء العناية الواجبة الخاصة بالشركات الموردين والمقاولين.
11. متابعة العقود مع المقاولين ومزودي الخدمات في المكتب وتحديث بياناتهم بشكل دوري.
12. التأكد على امتثال المكتب بالقوانين المحلية خاصة فيما يتعلق بالتراخيص ومتابعتها بالتنسيق مع الجهات المعنية والعمل على تجديدها حسب المواعيد المحددة.
13. حفظ أصول المكتب، ومتابعة استخدامها، توفير شروط الأمن والسلامة في مقرات العمل وأثناء العمليات التي يقوم بها المكتب.
14. بالتنسيق مع الإدارات المعنية، تخطيط وإشراف العمليات اللوجستية لمختلف عمليات المكتب خصوصا في مجالات الاتصال، والنقل، والحجوزات، والتخزين، والتراخيص.
15. الاشراف على العاملين بالشؤون المساندة وتوجيههم وتقييم أدائهم.
16. أية اختصاصات أخرى يكلف بها من قبل المسؤول المباشر ضمن طبيعة العمل.

متطلبات الوظيفة:

1. على الأقل درجة البكالوريوس في ادارة الاعمال او التخصصات ذات العلاقة بهذا المجال. درجة الماجستير تعطي المرشح قيمة إضافية.
2. خبرة لا تقل عن خمس سنوات في مجالات اللوجستيك، إدارة الموارد البشرية أو المجالات ذات العلاقة مع الشئون المساندة.
3. المعرفة بتشريعات وقوانين بيئة العمل في الصومال.

مهارات تزيد فرصة المتقدمين:

1. إجادة اللغات العربية والإنجليزية والصومالية.
2. مهارات شخصية وإدارية عالية.
3. مهارات في إدارة الوقت.
4. قدرات تواصلية عالية.
5. القدرة على ادارة فريق العمل.
6. القدرة على العمل تحت الضغط.

1. مهارة عالية في استخدام الويندوز وMS Office وخاصة الورد والاكسس والاكسل.

8. كون المرشح من مكفولي قطر الخيرية تعتبر إضافة نوعية في إجراءات اختيار الموظف لدى المكتب

لكل المرشحين المهتمين بالوظيفة الشاغرة يرجى ارسال السيرة الذاتية وثائق الخبرة والتعليم ونسخة من جواز السفر بالإضافة الى الوثائق الأخرى في البريد أدناه. qchsomrecruitment@gmail.com تحت عنوان: وظيفة مدير الشؤون المساندة في موعد أقصاه يوم الجمعة الموافق ب 10 مارس 2023