Ce poste est annoncé aux candidat(e)s internes et externes. Les candidat(e)s doivent être légalement présent(e)s à Djibouti au moment de la candidature, du recrutement et de l’embauche. Seul(e)s les candidat(e)s titulaires d’une résidence permanente our permis de travail à  Djibouti seront considéré(e)s comme éligibles.

Cadre organisationnel et relations de travail

L’assistant(e) administratif(ve) principal(e) fournit un soutien administratif au bureau où se trouve le poste.
L’assistant administratif principal n’a normalement pas de fonctions de supervision directe, mais il incombe au superviseur du poste de prendre des dispositions spécifiques en fonction du temps dans une situation donnée. Le titulaire du poste travaillera toujours sous la supervision directe d’un administrateur principal, souvent un(e) chargé(e) d’administration, qui est tenu(e) de contrôler les performances du titulaire et de lui fournir des conseils réguliers. Il/elle peut assurer la liaison avec les fournisseurs et/ou les fonctionnaires locaux et/ou les partenaires d’exécution (IPS) sur des sujets de routine sous la direction du superviseur.

Tous les membres du personnel du HCR sont tenus de s’acquitter de leurs tâches comme indiqué dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre de leurs pouvoirs délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilité pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière conforme aux compétences essentielles, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.

– Aider à l’interprétation et au traitement des droits, à l’établissement de contrats et à la tenue de divers registres et dossiers du personnel.
– Participer à des réunions sur des questions administratives courantes ; gérer les déplacements des membres du personnel du HCR et contrôler leurs états de présence, leurs plans de congé, leurs heures supplémentaires et les exigences en matière de visa.
– Rechercher des informations et des références dans les dossiers et les registres du bureau concernant une variété de sujets.  Sélectionner des informations et des dossiers dans un format spécifié ou sur la base d’instructions générales afin de les utiliser pour la préparation de rapports, de correspondance, de documents techniques, de plans de projets ou de programmes et de documents de référence généraux.
– Aider à la commande de fournitures de bureau et d’équipements et organiser leur distribution en tenant les registres d’inventaire appropriés.
– Aider dans les formalités administratives liées à l’organisation de voyages et à la délivrance/au renouvellement de visas, de licences, d’arrangements de voyage et d’autres documents similaires.
– Rédiger la correspondance et les rapports, selon les besoins, sur des tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité assigné ; dactylographier la correspondance, les documents et les rapports, dont certains peuvent être hautement confidentiels.
– Organiser des rendez-vous et tenir à jour le calendrier du superviseur, recevoir des visiteurs, placer et filtrer des appels téléphoniques et répondre à des questions avec discrétion ; tenir des listes de noms, d’adresses et de numéros de téléphone de ministres, de fonctionnaires et de membres du corps diplomatique.
– Aider la direction à organiser et à gérer le bureau du HCR et les complexes résidentiels (le cas échéant).
– Faciliter diverses missions officielles du personnel du HCR et d’autres personnes relevant de la compétence du HCR.
– Préparer les attestations et les certificats requis par les membres du personnel pour la signature de l’officier supérieur.
– Aider à traiter les demandes de remboursement de frais médicaux et diverses autres demandes du personnel du HCR et d’autres clients du HCR.
– Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications minimales

Formation et expérience professionnelle/ Années d’expérience / Niveau de diplôme:

1 an d’expérience professionnelle pertinente avec Licence, Maitrise ou un diplôme équivalent ou supérieur en administration, finances, gestion de bureau, ressources humaines ou autre domaine connexe.

Souhaitable
Accomplissement de programmes d’apprentissage du HCR ou d’une formation spécifique en rapport avec les fonctions du poste.

Compétences fonctionnelles
*IT-Planification des ressources de l’entreprise (ERP)
*IT-Compétence informatique
Règles, règlements et procédures administratives de l’ONU/du HCR
(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles).

Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à la création d’un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et en mesure d’accomplir ses tâches. Cela implique de ne pas tolérer l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l’inégalité des sexes, la discrimination et l’abus de pouvoir.

En tant qu’individus et en tant que cadres, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions, s’exprimer et demander des conseils et un soutien aux ressources pertinentes du HCR lorsque ces questions se posent.

Compétences de base :
Responsabilité
Communication
Conscience organisationnelle
Travail d’équipe et collaboration
Engagement envers l’apprentissage continu
Orientation client et résultats

Compétences en gestion :
Non spécifié.

Compétences transversales :
Pensée analytique
Planification et organisation

Maitrise de français comme langue de travail de l’ONU sur le lieu d’affectation a Djibouti, et un bon niveau en anglais.

Initialement pour une durée de quatre (4) mois (re)’un (1) an.
(Renouvelable sous réserve de la disponibilité des fonds, des besoins opérationnels continus et des performances du titulaire du poste).

La date limite de dépôt des candidatures est le 20 mars2022 (minuit, heure de Genève).